PRIVACY VERKLARING United Legendz

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van: i. klanten (en door klanten ingeschakelde derden), ii. Leveranciers, iii. Sollicitanten, iv. Website bezoekers en Bewoners (eindgebruikers, belanghebbende en omwonende), hierna tezamen te noemen de “Betrokkenen”, door Biltz NL Topholding B.V. of een van haar werkmaatschappijen, te weten Biltz Consortium B.V. (KvK 81868928), Biltz Groep Holding B.V. (KvK 75322927), Biltz Groep B.V. (KvK 61371718), Biltz B.V. (KvK 34073721), Biltz Bouwkundige Brandpreventie B.V. (KvK 34213775), Biltz Projecten B.V. (KvK 50941666), Biltz Stoffering B.V. (KvK 34077854), Biltz Betontechniek B.V. (KvK 62749463), Biltz Bouw en Onderhoud B.V. (KvK 34100566), BT Administratie B.V. (KvK 57678774), Mouton Bouw B.V. (KvK 34132307), FIXZED B.V. (KvK 82516170), TBK Groep B.V. (KvK 81910681), TBK Service B.V. (KvK 33122091), TBK Klimaat B.V. (KvK 70698910), TBK Loodgieters B.V. (KvK 74342274), TBK Elektra B.V. (KvK 83446516), hierna gezamenlijk te noemen “United Legendz”. United Legendz vindt de bescherming van uw privacy belangrijk. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van uw persoonsgegevens dan ook serieus. United Legendz heeft daarom onder andere deze privacyverklaring voor de Betrokkenen opgesteld. Het doel van deze privacyverklaring is om transparant te zijn over de manier waarop United Legendz uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ook leggen we uit hoe we voldoen aan privacywetgeving, zoals de AVG. Lees deze verklaring goed om te begrijpen hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Wij informeren de Betrokkenen door deze privacyverklaring te plaatsen op onze website en hiernaar te verwijzen in bijvoorbeeld de communicatie met de Betrokkenen of de overeenkomst die we met de betrokkenen sluiten. We verwerken uw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. Verderop in deze pryvacyverklaring vindt u meer informatie over de verschillende doelen.

WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

OVER ONS

De United Legendz entiteit die met een klant of leverancier een overeenkomst sluit, waarbij u solliciteert, die de werkzaamheden bij of in de buurt van uw woning uitvoert is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die we van u ontvangen. De (contact)gegevens van de United Legendz entiteit die verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens is, staat in de overeenkomst of vacaturetekst. BT Administratie is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die we van u ontvangen doordat u gebruik maakt van de website. Als u via de website contact met ons opneemt, dan is de entiteit binnen United Legendz aan wie u uw bericht richt de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS VAN KLANTEN (EN DOOR KLANTEN INGESCHAKELDE DERDEN)?

De Klant is verantwoordelijk om de door de Klant ingeschakelde derden (zoals architecten, contactpersonen, leveranciers, (samenwerkings)partners, penvoerders, bouwteam, et cetera) op de hoogte te stellen van de inhoud van deze privacyverklaring. Een kopie van deze privacyverklaring is ook te vinden op onze website.

1. Voor het uitvoeren en afwikkelen van orders, opdrachten en aanvragen (dagelijkse bedrijfsvoering)

Wat houdt dit doel in? Voor het uitvoeren en afwikkelen van orders, opdrachten en aanvragen (het uitvoeren van onze dagelijkse bedrijfsvoering) verwerken wij persoonsgegevens van bijvoorbeeld contactpersonen bij de Klant (of van derden die door de Klant ingeschakeld zijn). Bijvoorbeeld voor het voeren van overleg en het maken van afspraken, algemene communicatie over de voortgang van een project of werk, het opstellen van rapporten, het versturen van facturen, et cetera. We slaan ook informatie en rapportages op over eerdere orders en/ of annuleringen in ons systeem. Dat helpt ons om efficiënter te werken. Dit doel is nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Naam, aanhef, functie, telefoonnummer, werkgever, emailadres, adresgegevens, rekening- en btw-nummers en overige relevante informatie die tijdens de uitvoer van de overeenkomst wordt verstrekt.

2. Voor het onderhouden van een goede klantrelatie

Wat houdt dit doel in? Wij waarderen het dat u klant bij ons bent. Om onze waardering te kunnen tonen verwerken wij een aantal gegevens van u, bijvoorbeeld om u een op belangrijke momenten, met kerst of eindejaar een attentie te kunnen sturen. Mocht u dit niet op prijs stellen dan kan u dit altijd aan ons doorgeven via: [e-mail of telefoonnummer]. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goede klantrelatie (artikel 6 (1) f AVG). Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Naam, aanhef, adresgegevens en informatie over de persoonlijke omstandigheden en -voorkeuren die u tijdens onze klantrelatie aan ons verstrekt en die voor dit doel relevant zijn.

3. Voor de klantenservice: afhandelen van vragen/opmerkingen/klachten

Wat houdt dit doel in? Indien u vragen/opmerkingen of klachten heeft over de uitvoer van de overeenkomst, het contact met onze medewerkers of vanwege een andere reden, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Om u goed te woord te kunnen staan, uw vraag te kunnen beantwoorden en op een later moment contact met u op te nemen verwerken wij uw persoonsgegevens. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte afwikkeling van vragen / opmerkingen en klachten (artikel 6 (1) f AVG). Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Naam, aanhef, e-mailadres, telefoonnummer, functie en werkgever.

4. Wettelijke- en certificeringsverplichtingen

Wat houdt dit doel in? In sommige gevallen dienen wij persoonsgegevens te verstrekken aan overheidsinstanties of opdrachtgevers zodat wij of onze opdrachtgevers kunnen voldoen aan onze wettelijke en/of certificeringsverplichtingen. Het kan dan gaan om bijvoorbeeld Werkplannen, V&G-plannen, meldingen bij de arbeidsinspectie en evaluaties ten behoeve van VCA en VGO-keur certificering waar persoonsgegevens in verwerkt worden. De juridische basis is de verplichting voor United Legendz om te voldoen aan een wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG) en/of ons gerechtvaardigd belang om te voldoen aan onze certificeringsverplichtingen (artikel 6 (1) f AVG). Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Naam, adresgegevens, telefoon, mail, functie, aanhef.

5. Voor marketing doeleinden

Wat houdt dit doel in? Voor marketing doeleinden gebruiken wij foto’s en gegevens van onze uitgevoerde werkzaamheden. Hierdoor kan het zijn dat wij een foto delen of adresgegevens met een potentiele klant. Mocht u dit niet willen dan kan u dit altijd aan ons doorgeven. De juridische basis is ons gerechtvaardigd belang op een effectieve marketingcampagne en/of relevante en actuele marketing uitingen (artikel 6 (1) f AVG). Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Foto’s en adresgegevens

VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS VAN BEWONERS (EINDGEBRUIKERS, BELANGHEBBENDE EN OMWONENDE)?

1. Communicatie doeleinden en klachtafhandeling 

Wat houdt dit doel in? U bent als bewoner een belanghebbende bij een van onze projecten. Om te zorgen dat wij u kunnen voorzien van relevante informatie, verwerken wij gegevens van u. Uw gegevens ontvangen wij doorgaans van onze opdrachtgever of direct van u. Uw gegevens verwerken wij zodat wij u kunnen informeren over bijvoorbeeld de voortgang van het project of u kunnen informeren over bepaalde hinder die u kan ondervinden van onze werkzaamheden. Ook verwerken wij deze gegevens om ervoor te zorgen dat als u een klacht heeft deze juist behandeld wordt. U kunt als Bewoner gebruik maken van onze bewonersapp. Indien u dat doet, dan verwerken wij uw gegevens om u toegang te geven tot de bewonersapp. Ook voeren wij uw gegevens in onze administratiesysteem, zodat wij als dat nodig is contact met u kunnen opnemen. Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Om te zorgen dat wij met u en u met ons kan communiceren verwerken wij de volgende persoonsgegevens: naam, email, telefoonnummer, adresgegevens, aanhef, en eventuele persoonsgegevens die u met ons deelt gedurende de communicatie. Als u gebruik maakt van onze bewonersapp dan verwerken wij ook de volgende gegevens.

• Logingegevens
• Locatiegegevens
• IP-adres of app IDs
• Internetbrowser en apparaat type
• Websitetaal
• Foto (indien u deze zelf toevoegt)

Dit doel is nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst met onze klanten of voor het gebruik van de bewonersapp (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een goede relatie met bewoners en uw gerechtvaardigde belang om op de hoogte te blijven van de voortgang en contact met ons op te kunnen nemen voor eventuele vragen die u hebt (artikel 6 (1) f AVG).

2. Voor vergoedingen en compensatie

Wat houdt dit doel in? Als u hinder ondervindt of in aanmerking komt voor een compensatie, dan verwerken wij persoonsgegevens van u, zodat wij er zorg voor kunnen dragen dat deze compensatie ook bij u terecht komt. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goede relatie met bewoners en uw gerechtvaardigde belang om voor eventuele schade en/of hinder gecompenseerd te worden (artikel 6 (1) f AVG). Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Naam en adresgegevens, aanhef, bankrekeningnummer, telefoonnummer, emailadres.

3. Voor marketing doeleinden

Wat houdt dit doel in? Wij zijn trots op het werk dat wij verrichten en laten ons werk graag zien op onze website of aan potentiele klanten. Voor marketing doeleinden gebruiken wij daarom foto’s en gegevens van onze uitgevoerde werkzaamheden. Soms vragen wij u bijvoorbeeld om met een medewerker van ons op de foto te gaan bij een afgerond project. De juridische basis hiervoor is uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). U heeft altijd het recht om uw toestemming in te trekken. Dat kan gemakkelijk door een e-mail te sturen naar privacy@United Legendz.nl. In dat geval zullen wij de foto zo snel mogelijk uit onze systemen verwijderen en niet langer voor dit doel gebruiken. Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Foto’s en adresgegevens.

VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS VAN LEVERANCIERS?

1. Voor het afwikkelen van bestellingen en opdrachten (dagelijkse bedrijfsvoering)

Wat houdt dit doel in? Voor het uitvoeren en afwikkelen van onze bestellingen en opdrachten bij u als Leverancier (het uitvoeren van onze dagelijkse bedrijfsvoering) verwerken wij persoonsgegevens van bijvoorbeeld uw contactpersonen. Deze gegevens helpen ons om u de juiste informatie aan te leveren voor het plaatsen van een bestelling of het geven van een opdracht. Ook voor de financiële afhandeling kunnen we eventueel persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld als u handelt vanuit een personenvennootschap. De juridische grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens voor dit doel is het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Naam, aanhef, functie, telefoonnummer, werkgever, emailadres, adresgegevens, rekening- en btw-nummers en overige relevante informatie die tijdens de uitvoer van de overeenkomst wordt verstrekt

2. Voor het onderhouden van een goede leveranciersrelatie

Wat houdt dit doel in? Wij waarderen het dat u producten of diensten aan ons levert. Om onze waardering te kunnen tonen verwerken wij een aantal gegevens van u, bijvoorbeeld om u een op belangrijke momenten, met kerst of eindejaar een attentie te kunnen sturen. Mocht u dit niet op prijs stellen dan kan u dit altijd aan ons doorgeven via: privacy@United Legendz.nl. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goede leveranciersrelatie (artikel 6 (1) f AVG). Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? Naam, aanhef, adresgegevens en informatie over de persoonlijke omstandigheden en -voorkeuren die u of uw contactpersoon tijdens onze leveranciersrelatie aan ons verstrekt en die voor dit doel relevant zijn.

VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS VAN SOLLICITANTEN?

1. Voor een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces.

Voor dit doel verwerken wij jouw contactgegevens (zoals NAW, e-mailadres en telefoonnummer), de persoonsgegevens uit je cv en je motivatiebrief. Jouw cv en motivatiebrief sturen we door naar de vacaturehouder en onze hr-medewerker(s). Deze toegang behouden zij tot het moment dat de sollicitatieprocedure voor jou eindigt. De sollicitatieprocedure kan eindigen door een afwijzing op basis van jouw brief of een gesprek, óf het aanbieden van een arbeidsovereenkomst. In het laatste geval start de fase van jouw dienstverband. Deze persoonsgegevens worden standaard tot 4 weken na de sluitingsdatum van de vacature bewaard. Op deze manier kunnen wij jou nog inhoudelijk te woord te staan als je gedurende deze periode vragen hebt over de uitkomst van jouw sollicitatie. Als de sollicitatie leidt tot een aanstelling worden de persoonsgegevens bewaard conform ons retentiebeleid. De juridische basis is het gerechtvaardigd belang van United Legendz bij een efficiënte uitvoering van de wervings- en selectieprocedure (artikel 6 lid 1 sub f AVG). 

2. Bewaren van jouw CV voor passende vacatures in de toekomst.

Het kan zijn dat we op dit moment nog geen passende vacature voor je hebben en je een open sollicitatie hebt gestuurd of dat we voor een vacature helaas toch voor iemand anders hebben gekozen. Als je schriftelijk toestemming geeft om jouw gegevens langer te bewaren, dan houden we jouw gegevens (waaronder CV, motivatiebrief en contactgegevens) in ons systeem om in de toekomst contact met je op te nemen als we denken dat wij een vacature hebben die voor jou interessant kan zijn of als we (externe) wervingsevenementen organiseren.

VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS VAN WEBSITE BEZOEKERS?

We verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende doelen.

1. Voor klantenservice: afhandeling van vragen / opmerkingen / klachten

Via de website kan je contact met ons opnemen via het contactformulier. Om jouw vraag, klacht of opmerking te kunnen behandelen en op een eventueel later moment weer contact met je op te kunnen nemen, verwerken wij persoonsgegevens. We verwerken voor dit doel jouw naam, contactgegevens en eventuele informatie die jij tijdens ons contact aan ons verstrekt. De juridische basis voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij een effectief contact met betrokkenen die vragen, opmerkingen of klachten hebben (artikel 6, lid 1, onder f) AVG).

2. Voor analyses en ter ontwikkeling van onze website, producten en diensten

Wij verwerken ook gegevens van je, die je indirect aan ons verstrekt. Onze website maakt namelijk gebruik van cookies voor functionele en analytischedoeleinden. De functionele cookies zijn noodzakelijk voor het gebruik van de website. Het gaat om de volgende gegevens:

• Locatiegegevens
• IP-adres of app IDs
• Internetbrowser en apparaat type
• Websitetaal

De gegevens uit de analytische cookies worden niet gekoppeld aan overige gegevens. Wij verwijzen naar ons cookie statement voor meer informatie over cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij naar onze cookieverklaring. De wettelijke basis is toestemming, die je geeft door akkoord te gaan met onze cookievoorwaarden in de cookie-banner op de website (artikel 6 lid 1 sub a AVG) of als het om functionele cookies gaat ons gerechtvaardigd belang op een goed werkende website (artikel 6, lid 1, onder f) AVG). 

UW RECHTEN

U hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met uw gegevens doen en waarom we uw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (als u wilt weten welke gegevens we van u verzamelen);
• Recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen);
• Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kunt u ons vragen om uw gegevens te verwijderen);
• Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag u ons vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken);
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (als u wilt kunnen we uw gegevens doorgeven aan een andere partij of u een kopie van uw gegevens geven);
• Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens).

Wil je gebruik maken van een van uw rechten, dan kunt u contact met ons opnemen door te mailen naar privacy@United Legendz.nl. We reageren altijd binnen een maand op uw verzoek.

MET WIE DELEN WIJ GEGEVENS EN WAAR SLAAN WE ZE OP?

In een aantal gevallen verstrekken wij uw gegevens aan derde partijen. Bijvoorbeeld verwerkers die ons helpen uw persoonsgegevens te verwerken. Maar ook in het kader van de uitvoer van onze werkzaamheden aan dochtervennootschappen van Biltz NL Topholding B.V. en eventuele partners met wie wij samenwerken. We zullen uw gegevens echter nooit aan andere partijen verkopen. Verwerkers die ons helpen bij het verwerken van uw persoonsgegevens, mogen uw gegevens alleen gebruiken in opdracht van ons en voor het uitvoeren van de relevante diensten die zij ons verlenen. Ze mogen uw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven. United Legendz is wettelijk verplicht om sommige persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst. Het kan ook noodzakelijk zijn dat United Legendz uw persoonsgegevens moet overdragen om de wettige rechten van United Legendz te beschermen, opnieuw in overeenstemming met de relevante wetgeving. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met:

• Voor het uitvoeren van onze (jaar)controles.
• ICT dienstverleners. Tijdens het onderhouden, beheren en ondersteunen van onze systemen en applicaties kunnen zij beperkt toegang hebben tot verschillende persoonsgegevens. Wij zullen altijd van te voren geconsulteerd worden.
• Deurwaarders en bewindvoerders. Hieraan verstrekken wij je naam en contactgegevens, financiële gegevens en dienstverband gegevens.
• (Juridisch) Adviseurs. Dat kan zijn in het kader van een mogelijke procedure, transactie of bij het inwinnen van (juridisch) advies.
• Voor sollicitanten: Overdragen van een (beperkt) deel van de door jou verstrekte persoonsgegevens kan nodig zijn voor het organiseren van (externe) wervingsevenementen waarvoor United Legendz kandidaten kan benaderen. Of, bijvoorbeeld, om CV’s te sturen naar een manager van een andere entiteit binnen United Legendz die kandidaten zoekt voor een open vacature waarvoor je niet gesolliciteerd hebt. In beperkte gevallen kan een specifieke leverancier (recruiter) of een serviceorganisatie toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens. Voordat United Legendz jouw gegevens deelt met zo’n derde partij zal United Legendz zich verzekeren dat deze partij gehouden is aan strikte beveiligingsstandaards.

We werken met verschillende applicaties om bepaalde gegevens te verwerken. Om uw privacy te waarborgen, kiezen wij onze leveranciers zorgvuldig en zijn deze toepassingen gebonden aan strikte regels. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Voor de data die buiten de EU verwerkt worden werken wij alleen samen met partijen die volgens Europese regels voldoende bescherming bieden. Indien wij (eventueel via onze externe dienstverleners) uw gegevens buiten de EU verwerken, zorgen wij voor een adequate bescherming van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van speciale contracten om dit te waarborgen (bijvoorbeeld EU-modelcontractbepalingen). 

HOE LANG BEWAREN WE UW GEGEVENS?

Wij bewaren uw gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij je gegevens gebruiken en/of zo lang de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van enkele maanden tot vele jaren, bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor onze boekhouding.

HOE BESCHERMEN WE UW GEGEVENS?

Op grond van artikel 32 AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De beveiliging van uw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Alleen werknemers die daartoe van ons een bevoegdheid hebben gekregen, hebben toegang tot de gegevens. Zij hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Dit beschermingsniveau stellen wij ook periodiek bij wanneer dit nodig is. Onze organisatie is zo ingericht dat wij er alles aan doen om inbreuken op de beveiliging, een zgn. datalek, te voorkomen. Indien er sprake is van een datalek, dan zullen wij handelen volgens het Protocol datalekken.

CONTACT EN KLACHTEN

Als u vragen heeft over dit privacy statement of uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via privacy@United Legendz.nl. Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop wij uw gegevens gebruiken of hoe wij reageren op privacy gerelateerde vragen, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Amsterdam, Februari 2023